Smart Last Mile: Wie Berlin Recycling nutzerfreundliches Kundenreporting ermöglicht

„Mail & Deploy hat den Übergang von Qlik NPrinting zur cloudbasierten Automatisierung nahtlos ermöglicht. In Kombination mit Data+ können unsere Mitarbeitenden alles intern steuern. Es ist intuitiv, effizient und skalierbar.“

Christan Polle
Teamlead Data & Services, Berlin Recycling

Überblick

Berlin Recycling gehört zu den führenden Recycling- und Abfallwirtschaftsunternehmen Deutschlands und beschäftigt rund 500 Mitarbeitende. Als private Tochtergesellschaft der BSR (Berliner Stadtreinigung) legt das Unternehmen seit jeher großen Wert auf operative Exzellenz und digitale Transformation. Mit täglich 180 Fahrzeugen auf den Straßen Berlins stieg jedoch die Herausforderung, Kunden zuverlässig und zeitnah mit Daten zu versorgen.

Mit wachsender Komplexität der Kundenprozesse wurden manuelle Reporting-Prozesse zunehmend unpraktikabel. Mitarbeitende des Kundenservices verbrachten Stunden damit, Berichte zu erstellen, ad-hoc-Anfragen zu bearbeiten und sicherzustellen, dass jeder Excel-Bericht den individuellen Anforderungen der Kunden entsprach. Berlin Recycling benötigte eine Lösung, die Reporting effizienter gestaltet und gleichzeitig ein nutzerfreundliches, automatisiertes Erlebnis für interne Teams und Kunden bietet.

Die Herausforderung

Vor der Automatisierung gab es mehrere zentrale Probleme:

• Komplexe Kundenhierarchien – Viele Immobilienverwaltungs-Kunden haben mehrere Unterkunden, die konsolidierte, präzise Berichte erfordern.
• Vielfältige Reporting-Anforderungen – Jeder Kunde hat individuelle Anforderungen an Layouts, Datenfilter und Liefermethoden; einige Berichte müssen in externe APIs oder ERP-Systeme integriert werden.
• Hoher manueller Aufwand und Fehleranfälligkeit – Die manuelle Erstellung war zeitaufwendig, fehleranfällig und erforderte ständige Erinnerungen für die Mitarbeitenden.
• Skalierbarkeit – Mit wachsender Kundenbasis und steigenden Reporting-Anforderungen wurden manuelle Prozesse schnell zum Engpass.

Die Lösung

Zur Bewältigung dieser Herausforderungen implementierte Berlin Recycling eine dreistufige Lösung mit Qlik Sense, Data+ und Mail & Deploy, um eine vollständig automatisierte und skalierbare Reporting-Plattform zu schaffen:

1. Qlik Sense – Die analytische Basis, die operative Daten aggregiert, KPIs berechnet und konsistente, zuverlässige Insights liefert.
2. Data+ – Intuitive Oberfläche für interne Teams, um Berichte, Zeitpläne, Templates und kundenindividuelle Filter ohne technische Vorkenntnisse zu verwalten.
3. Mail & Deploy – Wandelt Qlik-Daten in standardisierte, markenkonforme Berichte um und automatisiert deren Versand an Kunden nach definierten Zeitplänen.

Durch die Integration dieser Tools konnte Berlin Recycling von einem manuellen, fehleranfälligen Prozess zu einem vollständig automatisierten Reporting-Ökosystem wechseln, in dem Daten nahtlos vom Rohformat bis zum fertigen Kundenbericht fließen.

Implementierung und Workflow

• Die Reporting-Reise begann 2007 mit QlikView, 2019 erfolgte der Umstieg auf Qlik Sense.
• Mail & Deploy wurde 2024 während der Migration zu Qlik Cloud integriert.
• Data+ wurde später hinzugefügt, um das Management von Berichten zu vereinfachen und Self-Service-Funktionen zu erweitern.

So funktioniert die Lösung:

• Kundenanfragen – Mitarbeitende können einen Kunden schnell suchen, einen Bericht generieren, eine Vorschau einsehen und ein Template auswählen – alles mit wenigen Klicks.
• Template-Management – Mehrere Berichts-Templates decken unterschiedliche Kundenanforderungen ab, z. B. Abfallbilanzen, Abrechnungsübersichten oder operative KPIs.
• Automatisierte Planung – Berichte können monatlich, quartalsweise oder jährlich geplant und automatisch per E-Mail oder anderen Endpunkten verteilt werden.
• Datenvalidierung – Vorschauen und Filterprüfungen gewährleisten die Genauigkeit der Berichte vor Versand, reduzieren Fehler und manuelle Nachbearbeitung.
• Archivierung – Jeder Bericht wird automatisch im Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Berlin Recycling gespeichert und sorgt so für Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Ergebnisse und Wirkung

Die Umsetzung hatte transformative Effekte:

• 50 automatisierte Berichte decken mehrere Abteilungen ab, darunter Kundenservice, Vertrieb und Finanzen.
• Zeitersparnis und Effizienz – Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit manueller Berichtserstellung und mehr Zeit für strategische Aufgaben.
• Genauigkeit und Zuverlässigkeit – Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und stellen sicher, dass Kunden zeitnah konsistente Berichte erhalten.
• Nutzerfreundlicher Self-Service – Interne Teams verwalten Berichte ohne technische Vorkenntnisse, während Kunden professionell aufbereitete Berichte erhalten.
• Flexibilität für Sonderfälle – Standard-Templates decken die meisten Kunden ab, individuelle Anforderungen lassen sich dennoch abbilden.
• Skalierbarkeit für Wachstum – Neue Kunden, zusätzliche Berichte und komplexe Anforderungen lassen sich problemlos integrieren.

Kunden- und Partnerfeedback

Sebastian, Leitart:

„Die Magie liegt darin, Endnutzern die Möglichkeit zu geben, Berichte ohne technisches Wissen zu konfigurieren. Die Kombination aus Qlik, Data+ und Mail & Deploy bietet unvergleichliche Flexibilität und Effizienz.“

Emma Camacho, Head of Consulting bei Mail & Deploy:

„Das Team von Berlin Recycling hat eine ausgeklügelte, zugleich benutzerfreundliche Reporting-Plattform geschaffen. Sie zeigt perfekt, wie Technologie Anwender unterstützt und gleichzeitig hochwertige, automatisierte Outputs liefert.“

Fazit

Die Erfolgsgeschichte von Berlin Recycling zeigt, wie die Integration von Qlik Sense, Data+ und Mail & Deploy komplexe operative Daten in automatisiertes, nutzerfreundliches Kundenreporting verwandeln kann. Interne Teams werden befähigt, die Kundenzufriedenheit steigt, und das Unternehmen verfügt über eine skalierbare, zukunftssichere Reporting-Lösung.

Diese Story ist ein Beleg für die Kraft von Automatisierung, Self-Service und intelligentem Datenmanagement und zeigt, wie Berlin Recycling Reporting-Herausforderungen in strategische Vorteile verwandelt hat.

Mit Mail & Deploy komplexes Reporting automatisieren und Effizienz steigern

Customer Success durch unseren Resellpartner Climber BI

Die Herausforderung

TT Club ist ein weltweit führender, unabhängiger Anbieter von gegenseitigen Versicherungen und damit verbundenen Risikomanagement-Dienstleistungen für die internationale Transport- und Logistikbranche. Gegründet im Jahr 1968, versichert das Unternehmen heute 80 % der weltweiten Containerflotte und ist mit über 20 Niederlassungen weltweit vertreten.

Daten sind die Grundlage jeder Dienstleistung von TT Club – von der spezialisierten Zeichnung und Schadenbearbeitung bis hin zu Risiko- und Verlustmanagement. Der Zugang zu Echtzeitdaten sowie die Erstellung zeitnaher und präziser Berichte sind entscheidend, um Mitglieder zu betreuen und komplexe regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Berichte werden zu Schadensfällen, Underwriting, Kreditkontrolle, Finanzen und vielem mehr sowohl für interne als auch für externe Stakeholder erstellt.

Die britische Niederlassung von TT Club nutzte Qlik seit über einem Jahrzehnt für Daten und Analysen – einschließlich Qlik® NPrinting für das Reporting. Mit dem Umstieg auf Qlik Cloud im Jahr 2023 war NPrinting jedoch nicht mehr kompatibel.

Zudem wollte das Unternehmen die hohen Kosten für Robotic Process Automation (RPA) reduzieren, die bisher für den Versand erweiterter Berichte an externe Stakeholder anfielen. Da nur zwei Monate zur Verfügung standen, um eine neue Lösung zu finden, wandte sich das Team an Climber.

Der Ansatz

Das Climber-Team empfahl Mail & Deploy aufgrund seiner erweiterten Funktionen, Skalierbarkeit und verbesserten Benutzerfreundlichkeit. Die Lösung kann sich mit mehreren Qlik-Umgebungen (On-Premises und Cloud) sowie direkt mit Datenquellen wie SQL Server verbinden – ohne dass die Daten zuvor in Qlik geladen werden müssen.

Als global tätiges Finanzdienstleistungsunternehmen musste das zentrale IT-Team von TT Club die Einführung von Mail & Deploy genehmigen. Besonders wichtig war, dass die technischen Aspekte der Lösung den strengen Compliance-Anforderungen entsprachen. Da das lokale Team nicht über das notwendige Fachwissen verfügte, stand Climber bereit, alle Fragen zu beantworten.

„Climber war jederzeit bereit, an Calls teilzunehmen und technische Fragen zu Themen wie Servern und Konnektivität zu beantworten, damit wir die notwendigen Genehmigungen erhielten. Obwohl der Freigabeprozess auf unserer Seite sehr langwierig war, lief die Zusammenarbeit mit Climber äußerst reibungslos.“
Kavilan Naidoo, Business Information Analyst

Um die Implementierung zu beschleunigen, organisierte Climber gemeinsam mit Mail & Deploy ein Proof of Concept (POC). Dieses zeigte, dass durch die Automatisierung erhebliche Einsparungen möglich waren.

„Wir haben uns die bestehende RPA-Lösung angesehen. Innerhalb einer Stunde konnten wir sie als POC in der Mail & Deploy-Umgebung replizieren. Als die Deadline kam, war es dadurch sehr einfach, die Umstellung vorzunehmen.“
Darren Trippett, Head of Business Planning, Data & Insight

Parallel zur Entwicklung der Lösung organisierte Climber auch Trainings direkt mit Mail & Deploy. Mithilfe eines POC-Berichts, der auf ähnlichen Daten basierte, konnte das Team die Funktionen kennenlernen und war so schnell in der Lage, eigenständig Berichte zu erstellen.

„Wir haben noch einige Trainings offen, die wir zu Beginn vereinbart haben. Das gibt uns viel Sicherheit, denn so können wir uns bei Problemen mit bestimmten Berichten gezielt darauf konzentrieren. Die Sessions sind außerdem sehr hilfreich, weil wir dort Funktionen kennenlernen, die uns viel Zeit sparen.“
Kavilan Naidoo, Business Information Analyst

Das Ergebnis

Mit Mail & Deploy auf Qlik Cloud konnte TT Club die Effizienz seines Reportings erheblich verbessern – etwa beim Versand von Steuerextrakten über verschiedene Rechtsordnungen hinweg. Dadurch werden wertvolle Ressourcen freigesetzt, während die Automatisierung gleichzeitig menschliche Fehler minimiert.

Lesen Sie die komplette Customer Success story auf der Webseite unseres Partners: https://www.climberbi.co.uk/using-mail-deploy-to-automate-complex-reporting-and-improve-efficiency/ (in Englisch)

World2Meet erreicht perfektes Reporting mit Qlik Cloud und Mail & Deploy

Customer Success durch unseren Resellpartner MIND

In der heutigen Geschäftswelt ist die Erstellung hochwertiger Berichte von entscheidender Bedeutung. Beim Wechsel von Qlik Sense zu Qlik Cloud stand World2Meet, die Reisesparte der Iberostar-Gruppe, vor einer großen Herausforderung: Während Qlik leistungsstarke Tools für die Datenanalyse bietet, benötigte World2Meet eine Lösung zur Erstellung pixelgenauer Berichte, die den vielfältigen technischen und funktionalen Anforderungen entsprechen und die datengetriebene Strategie des Unternehmens unterstützen.

Die Herausforderung

World2Meet musste in der Lage sein, Dokumente in bestimmten Formaten – wie PDF, PowerPoint, Word und Excel – zu erzeugen und diese automatisch per E-Mail an das eigene Netzwerk zu verteilen, ohne dass die Empfänger auf das System zugreifen mussten. Diese Anforderung ergab sich sowohl aus internen betrieblichen Abläufen als auch aus rechtlichen Vorgaben.

Als MIND, ein Resellpartner von Mail & Deploy, das Projekt gemeinsam mit World2Meet startete, verfügte Qlik jedoch noch nicht über eine Lösung, die in der Lage gewesen wäre, personalisierte und visuell ansprechende Berichte in der geforderten Qualität zu erstellen.

Das Fehlen eines geeigneten Werkzeugs schränkte die datengetriebene Strategie von World2Meet erheblich ein, da es nicht möglich war, Berichte on demand bereitzustellen und Unternehmensinformationen in der richtigen Form und zum richtigen Zeitpunkt an alle Stakeholder weiterzugeben. Diese Hürde zu überwinden war entscheidend für den Weg zu einem effizienteren Datenmanagement.

Die Lösung

Um diese Herausforderung zu meistern, evaluierte MIND verschiedene Alternativen am Markt. Letztlich erwies sich Mail & Deploy als die ideale Lösung für die Anforderungen von World2Meet. Die Reporting-Software erweitert die Möglichkeiten von Qlik Cloud und ermöglicht nicht nur die Erstellung hochwertiger Berichte, sondern bietet auch genau den Grad an Individualisierung, den World2Meet benötigte.

Die Ergebnisse

Durch die Einführung von Mail & Deploy konnte World2Meet seine Reporting-Ziele erfolgreich erreichen. Darüber hinaus wurde die Berichtserstellung in allen Unternehmensbereichen standardisiert, sodass jede Geschäftseinheit nun Berichte erstellen kann, die in Look & Feel mit der Markenidentität übereinstimmen.

Diese Lösung hat die operative Effizienz des Unternehmens deutlich gesteigert, sämtliche manuellen Aufgaben bei der Berichtserstellung eliminiert und die Fähigkeit von World2Meet gestärkt, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Den gesamten Use Case können Sie auch auf der Website unseres Partners lesen: https://wearemind.io/casos-de-exito/world2meet-consigue-un-reporting-perfecto-con-qlik-cloud-y-mail-deploy (in Spanisch)