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Smart Last Mile: Wie Berlin Recycling nutzerfreundliches Kundenreporting ermöglicht

„Mail & Deploy hat den Übergang von Qlik NPrinting zur cloudbasierten Automatisierung nahtlos ermöglicht. In Kombination mit Data+ können unsere Mitarbeitenden alles intern steuern. Es ist intuitiv, effizient und skalierbar.“

Christan Polle
Teamlead Data & Services, Berlin Recycling

Überblick

Berlin Recycling gehört zu den führenden Recycling- und Abfallwirtschaftsunternehmen Deutschlands und beschäftigt rund 500 Mitarbeitende. Als private Tochtergesellschaft der BSR (Berliner Stadtreinigung) legt das Unternehmen seit jeher großen Wert auf operative Exzellenz und digitale Transformation. Mit täglich 180 Fahrzeugen auf den Straßen Berlins stieg jedoch die Herausforderung, Kunden zuverlässig und zeitnah mit Daten zu versorgen.

Mit wachsender Komplexität der Kundenprozesse wurden manuelle Reporting-Prozesse zunehmend unpraktikabel. Mitarbeitende des Kundenservices verbrachten Stunden damit, Berichte zu erstellen, ad-hoc-Anfragen zu bearbeiten und sicherzustellen, dass jeder Excel-Bericht den individuellen Anforderungen der Kunden entsprach. Berlin Recycling benötigte eine Lösung, die Reporting effizienter gestaltet und gleichzeitig ein nutzerfreundliches, automatisiertes Erlebnis für interne Teams und Kunden bietet.

Die Herausforderung

Vor der Automatisierung gab es mehrere zentrale Probleme:

• Komplexe Kundenhierarchien – Viele Immobilienverwaltungs-Kunden haben mehrere Unterkunden, die konsolidierte, präzise Berichte erfordern.
• Vielfältige Reporting-Anforderungen – Jeder Kunde hat individuelle Anforderungen an Layouts, Datenfilter und Liefermethoden; einige Berichte müssen in externe APIs oder ERP-Systeme integriert werden.
• Hoher manueller Aufwand und Fehleranfälligkeit – Die manuelle Erstellung war zeitaufwendig, fehleranfällig und erforderte ständige Erinnerungen für die Mitarbeitenden.
• Skalierbarkeit – Mit wachsender Kundenbasis und steigenden Reporting-Anforderungen wurden manuelle Prozesse schnell zum Engpass.

Die Lösung

Zur Bewältigung dieser Herausforderungen implementierte Berlin Recycling eine dreistufige Lösung mit Qlik Sense, Data+ und Mail & Deploy, um eine vollständig automatisierte und skalierbare Reporting-Plattform zu schaffen:

1. Qlik Sense – Die analytische Basis, die operative Daten aggregiert, KPIs berechnet und konsistente, zuverlässige Insights liefert.
2. Data+ – Intuitive Oberfläche für interne Teams, um Berichte, Zeitpläne, Templates und kundenindividuelle Filter ohne technische Vorkenntnisse zu verwalten.
3. Mail & Deploy – Wandelt Qlik-Daten in standardisierte, markenkonforme Berichte um und automatisiert deren Versand an Kunden nach definierten Zeitplänen.

Durch die Integration dieser Tools konnte Berlin Recycling von einem manuellen, fehleranfälligen Prozess zu einem vollständig automatisierten Reporting-Ökosystem wechseln, in dem Daten nahtlos vom Rohformat bis zum fertigen Kundenbericht fließen.

Implementierung und Workflow

• Die Reporting-Reise begann 2007 mit QlikView, 2019 erfolgte der Umstieg auf Qlik Sense.
• Mail & Deploy wurde 2024 während der Migration zu Qlik Cloud integriert.
• Data+ wurde später hinzugefügt, um das Management von Berichten zu vereinfachen und Self-Service-Funktionen zu erweitern.

So funktioniert die Lösung:

• Kundenanfragen – Mitarbeitende können einen Kunden schnell suchen, einen Bericht generieren, eine Vorschau einsehen und ein Template auswählen – alles mit wenigen Klicks.
• Template-Management – Mehrere Berichts-Templates decken unterschiedliche Kundenanforderungen ab, z. B. Abfallbilanzen, Abrechnungsübersichten oder operative KPIs.
• Automatisierte Planung – Berichte können monatlich, quartalsweise oder jährlich geplant und automatisch per E-Mail oder anderen Endpunkten verteilt werden.
• Datenvalidierung – Vorschauen und Filterprüfungen gewährleisten die Genauigkeit der Berichte vor Versand, reduzieren Fehler und manuelle Nachbearbeitung.
• Archivierung – Jeder Bericht wird automatisch im Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Berlin Recycling gespeichert und sorgt so für Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Ergebnisse und Wirkung

Die Umsetzung hatte transformative Effekte:

• 50 automatisierte Berichte decken mehrere Abteilungen ab, darunter Kundenservice, Vertrieb und Finanzen.
• Zeitersparnis und Effizienz – Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit manueller Berichtserstellung und mehr Zeit für strategische Aufgaben.
• Genauigkeit und Zuverlässigkeit – Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und stellen sicher, dass Kunden zeitnah konsistente Berichte erhalten.
• Nutzerfreundlicher Self-Service – Interne Teams verwalten Berichte ohne technische Vorkenntnisse, während Kunden professionell aufbereitete Berichte erhalten.
• Flexibilität für Sonderfälle – Standard-Templates decken die meisten Kunden ab, individuelle Anforderungen lassen sich dennoch abbilden.
• Skalierbarkeit für Wachstum – Neue Kunden, zusätzliche Berichte und komplexe Anforderungen lassen sich problemlos integrieren.

Kunden- und Partnerfeedback

Sebastian, Leitart:

„Die Magie liegt darin, Endnutzern die Möglichkeit zu geben, Berichte ohne technisches Wissen zu konfigurieren. Die Kombination aus Qlik, Data+ und Mail & Deploy bietet unvergleichliche Flexibilität und Effizienz.“

Emma Camacho, Head of Consulting bei Mail & Deploy:

„Das Team von Berlin Recycling hat eine ausgeklügelte, zugleich benutzerfreundliche Reporting-Plattform geschaffen. Sie zeigt perfekt, wie Technologie Anwender unterstützt und gleichzeitig hochwertige, automatisierte Outputs liefert.“

Fazit

Die Erfolgsgeschichte von Berlin Recycling zeigt, wie die Integration von Qlik Sense, Data+ und Mail & Deploy komplexe operative Daten in automatisiertes, nutzerfreundliches Kundenreporting verwandeln kann. Interne Teams werden befähigt, die Kundenzufriedenheit steigt, und das Unternehmen verfügt über eine skalierbare, zukunftssichere Reporting-Lösung.

Diese Story ist ein Beleg für die Kraft von Automatisierung, Self-Service und intelligentem Datenmanagement und zeigt, wie Berlin Recycling Reporting-Herausforderungen in strategische Vorteile verwandelt hat.