Smart Last Mile: Cómo Berlin Recycling habilita un reporting de clientes fácil de usar
«Mail & Deploy hizo que la transición de Qlik NPrinting a la automatización en la nube fuera perfecta. Integrado con Data+, nuestros empleados pueden gestionar todo internamente. Es intuitivo, eficiente y escalable.»
Christan Polle
Teamlead Data & Services, Berlin Recycling
Visión general
Berlin Recycling es una de las principales empresas de reciclaje y gestión de residuos de Alemania, con alrededor de 500 empleados. Como subsidiaria privada de BSR (Berliner Stadtreinigung), la empresa siempre ha priorizado la excelencia operativa y la transformación digital. Con operaciones diarias que abarcan 180 vehículos en las calles de Berlín, la compañía enfrentaba crecientes desafíos para mantener a los clientes informados con datos precisos y oportunos.
A medida que aumentaba la complejidad de las operaciones de los clientes, los procesos manuales de reporte se volvieron insostenibles. Los representantes de servicio al cliente pasaban horas preparando informes, gestionando solicitudes ad hoc y asegurando que cada informe de Excel cumpliera con los requisitos específicos de cada cliente. Berlin Recycling necesitaba una solución que no solo optimizará los reportes, sino que también ofreciera una experiencia automatizada y fácil de usar tanto para los equipos internos como para los clientes.
El desafío
Antes de la automatización, el proceso de reporting de Berlin Recycling enfrentaba varios problemas:
- Jerarquías complejas de clientes – Muchos clientes del sector inmobiliario incluyen múltiples subclientes, lo que requiere reportes consolidados y precisos.
- Diversidad de necesidades de reporte – Cada cliente tiene requerimientos únicos en cuanto a diseño de informes, filtros de datos y métodos de entrega. Algunos informes deben integrarse con APIs externas o sistemas ERP.
- Esfuerzo manual y riesgo de errores – Preparar informes manualmente era laborioso, propenso a errores y requería recordatorios constantes a los empleados.
- Problemas de escalabilidad – A medida que crecía la base de clientes y los requerimientos de reporte, los procesos manuales se convirtieron en un cuello de botella.
La solución
Para abordar estos desafíos, Berlin Recycling implementó una solución de tres capas combinando Qlik Sense, Data+ y Mail & Deploy, creando una plataforma de reporting completamente automatizada y escalable:
- Qlik Sense – Actúa como la columna vertebral analítica, agregando datos operativos, calculando KPIs y generando insights consistentes y confiables.
- Data+ – Proporciona una interfaz intuitiva para que los equipos internos gestionen plantillas, cronogramas de informes y filtros específicos por cliente sin necesidad de conocimientos técnicos.
- Mail & Deploy – Transforma los datos de Qlik en informes estandarizados y con la identidad de marca, y automatiza su envío a los clientes según un cronograma definido.
La integración de estas herramientas permite a Berlin Recycling pasar de un proceso manual y propenso a errores a un ecosistema de reporting completamente automatizado, donde los datos fluyen sin problemas desde la entrada bruta hasta los informes listos para el cliente.
Implementación y flujo de trabajo
- El viaje comenzó con QlikView en 2007 y evolucionó a Qlik Sense en 2019.
- Mail & Deploy se integró en 2024 durante la transición a Qlik Cloud.
- Posteriormente se añadió Data+ para simplificar la gestión de informes y mejorar las capacidades de autoservicio.
Cómo funciona la solución:
- Gestión de solicitudes de clientes – Los empleados pueden buscar rápidamente un cliente, generar un informe, previsualizarlo y seleccionar una plantilla con solo unos clics.
- Gestión de plantillas – Múltiples plantillas de informes cubren diversas necesidades de los clientes, incluyendo balances de residuos, resúmenes de facturación y KPIs operativos.
- Programación automatizada – Los informes pueden programarse mensual, trimestral o anualmente y distribuirse automáticamente por correo electrónico u otros puntos finales.
- Verificación de datos – Las previsualizaciones y comprobaciones de filtros garantizan la exactitud de los informes antes de enviarlos, reduciendo errores y retrabajos manuales.
- Archivado – Cada informe se archiva automáticamente en el sistema de gestión documental (DMS) de Berlin Recycling, asegurando cumplimiento y trazabilidad.
Resultados e impacto
Los resultados de esta implementación han sido transformadores:
- 50 informes automatizados cubren múltiples departamentos, incluyendo servicio al cliente, ventas y finanzas.
- Ahorro de tiempo y eficiencia – El personal dedica menos tiempo a preparar informes manualmente y más tiempo a tareas estratégicas.
- Mayor precisión y confiabilidad – Los procesos automatizados reducen errores y aseguran que los clientes reciban informes oportunos y consistentes.
- Autoservicio intuitivo – Los equipos internos gestionan informes sin conocimientos técnicos, mientras los clientes reciben informes profesionales y personalizados.
- Flexibilidad para casos especiales – Las plantillas estándar cubren la mayoría de los clientes, pero los requerimientos únicos también pueden ser atendidos.
- Escalabilidad – La plataforma maneja fácilmente nuevos clientes, informes adicionales y requerimientos complejos.
Opiniones de clientes y socios
Sebastian, Leitart:
«La magia está en permitir que los usuarios finales configuren informes sin conocimientos técnicos. La combinación de Qlik, Data+ y Mail & Deploy ofrece una flexibilidad y eficiencia inigualables.»
Emma Camacho, Head of Consulting en Mail & Deploy:
«El equipo de Berlin Recycling ha creado una plataforma de reporting sofisticada y fácil de usar. Es un ejemplo perfecto de cómo la tecnología puede empoderar a los usuarios, manteniendo resultados automatizados de alta calidad.»
Conclusión
El éxito de Berlin Recycling demuestra cómo la integración de Qlik Sense, Data+ y Mail & Deploy transforma datos operativos complejos en reportes automatizados y fáciles de usar. Los equipos internos se empoderan, la satisfacción del cliente aumenta y la empresa ahora cuenta con una solución de reporting escalable y preparada para el futuro.
Esta historia es un ejemplo del poder de la automatización, el autoservicio y la gestión inteligente de datos, mostrando cómo Berlin Recycling convirtió los desafíos del reporting en una ventaja estratégica.
