Cómo funciona Mail & Deploy con Qlik®

Mail & Deploy se conecta a su entorno de Qlik. Recomendamos crear un usuario dedicado de Qlik Sense® con acceso únicamente a las aplicaciones sobre las que informa: la capa de reporting ve exactamente lo que ve ese usuario.

Mail & Deploy mantiene una memoria caché del contenido del origen de datos (campos, variables, visualizaciones e informes incrustados) para que el diseño de un informe no afecte a su entorno Qlik en cada paso. La caché se reconstruye cuando cambia la estructura de la aplicación, no cuando cambian los datos.

Las plantillas se crean en las herramientas que sus destinatarios ya utilizan (Excel, Word, PowerPoint, HTML) o en el diseñador integrado. Usted coloca objetos de Qlik en el diseño: gráficos, tablas, KPIs, valores de campos individuales. El documento circundante se mantiene, incluyendo las fórmulas existentes, el estilo corporativo y cualquier estructura que un regulador espere visualizar.

Una plantilla de Excel sigue realizando cálculos tras la entrega. Esa es la diferencia entre un informe y una exportación: el destinatario puede seguir trabajando en el archivo en lugar de comenzar uno nuevo.

Este es el paso que elimina el trabajo manual. En lugar de un informe por cada grupo de destinatarios, usted define una plantilla y una regla sobre cómo varía.

Usted selecciona un campo de Qlik para realizar el bursting: región, centro de costes, gestor de cuentas, cliente. Mail & Deploy genera un informe por cada valor distinto de ese campo, aplica el filtro correspondiente a cada objeto de la plantilla y empareja cada salida con el destinatario correcto. Una plantilla, un plan de ejecución, cuatrocientos documentos diferentes.

Los informes se ejecutan según una programación: diaria, semanal, el primer día laborable del mes, a una hora fija en una zona horaria determinada. Las tareas de ejecución se realizan en paralelo, por lo que una distribución grande finaliza dentro de una ventana de entrega en lugar de enviarse gradualmente durante horas.

En Qlik, un informe también puede activarse desde el script de carga: el código insertado en el script inicia la tarea del informe cuando la recarga llega a ese punto.

La entrega se realiza a través de correo electrónico, servidor de archivos, FTP, Microsoft SharePoint y Teams, OneDrive, Dropbox, AWS S3, Google Drive o el Hub de Mail & Deploy, donde los destinatarios extraen los informes por sí mismos y se suscriben a los que les interesan. La lista completa se encuentra en el resumen de entrega e integración.

Cada ejecución queda registrada: qué se ejecutó, qué se produjo, adónde se envió y qué falló. Para informes relevantes para auditoría, dicho registro suele ser el motivo por el cual la capa de informes se traslada fuera de un script programado en primer lugar.