Wie Mail & Deploy mit Qlik® arbeitet

Mail & Deploy verbindet sich mit Ihrer Qlik-Umgebung. Wir empfehlen, einen eigenen Qlik Sense®-Benutzer anzulegen, der nur auf die Apps zugreift, über die Sie berichten – die Reporting-Ebene sieht dann genau das, was dieser Benutzer sieht.

Mail & Deploy speichert einen Cache der Inhalte der Datenquelle – Felder, Variablen, Visualisierungen und eingebettete Berichte –, damit das Berichtsdesign nicht bei jedem Schritt auf die Qlik-Umgebung zugreift. Der Cache wird neu aufgebaut, wenn sich die App-Struktur ändert, nicht bei Datenänderungen.

Vorlagen werden in den Tools erstellt, die Ihre Empfänger bereits nutzen – Excel, Word, PowerPoint, HTML – oder im integrierten Designer. Sie platzieren Qlik-Objekte im Layout: Diagramme, Tabellen, KPIs, einzelne Feldwerte. Das umgebende Dokument bleibt unverändert, einschließlich vorhandener Formeln, Corporate Styling und regulatorisch erforderlicher Strukturen.

Eine Excel-Vorlage berechnet nach der Zustellung weiter. Dies ist der Unterschied zwischen einem Bericht und einem Export: Der Empfänger kann direkt in der Datei weiterarbeiten, anstatt eine neue zu erstellen.

Dieser Schritt ersetzt die manuelle Arbeit. Anstatt eines Berichts pro Empfängergruppe definieren Sie eine Vorlage und eine Regel für die Varianten.

Sie wählen ein Qlik-Feld für das Bursting aus - Region, Kostenstelle, Key Account Manager, Kunde. Mail & Deploy generiert einen Bericht pro eindeutigem Wert dieses Feldes, wendet den passenden Filter auf jedes Objekt in der Vorlage an und ordnet jede Ausgabe dem richtigen Empfänger zu. Eine Vorlage, ein Ausführungsplan, vierhundert verschiedene Dokumente.

Berichte laufen nach Zeitplan - täglich, wöchentlich, am ersten Werktag des Monats, zu einer festen Zeit in einer festen Zeitzone. Ausführungsaufgaben laufen parallel, sodass eine große Verteilung innerhalb eines Zeitfensters abgeschlossen wird, anstatt über Stunden hinweg zu tröpfeln.

In Qlik kann ein Bericht auch aus dem Ladeskript ausgelöst werden: Code, der in das Skript eingefügt wird, startet die Berichtsaufgabe, sobald der Ladevorgang diese Stelle erreicht.

Die Zustellung erfolgt per E-Mail, Dateiserver, FTP, Microsoft SharePoint und Teams, OneDrive, Dropbox, AWS S3, Google Drive oder den Mail & Deploy Hub, wo Empfänger Berichte selbst abrufen und die für sie relevanten abonnieren. Die vollständige Liste finden Sie in der Übersicht zu Zustellung und Integration.

Jede Ausführung wird protokolliert: was ausgeführt wurde, was erzeugt wurde, wohin es gesendet wurde und was fehlgeschlagen ist. Für prüfungsrelevante Berichte ist dieses Protokoll meist der Grund, warum die Berichtsebene überhaupt aus einem geplanten Skript ausgelagert wird.