Comment Mail & Deploy fonctionne avec Qlik®

Mail & Deploy connects to your Qlik environment. We recommend creating a dedicated Qlik Sense® user with access only to the apps you report on - the reporting layer then sees exactly what that user sees.

Mail & Deploy conserve en cache le contenu de la source de données - champs, variables, visualisations et rapports intégrés - afin que la conception d’un rapport ne sollicite pas votre environnement Qlik à chaque étape. Le cache est reconstruit lorsque la structure de l’application change, et non lorsque les données changent.

Les modèles sont créés dans les outils que vos destinataires utilisent déjà - Excel, Word, PowerPoint, HTML - ou dans le concepteur intégré. Vous placez les objets Qlik dans la mise en page : graphiques, tableaux, KPI, valeurs de champs individuelles. Le reste du document demeure le vôtre, y compris les formules existantes, la charte graphique de votre entreprise et toute structure attendue par un organisme de réglementation.

Un modèle Excel continue d’effectuer ses calculs après la livraison. C’est la différence entre un rapport et un export : le destinataire peut continuer à travailler dans le fichier plutôt que d’en créer un nouveau.

C’est cette étape qui supprime le travail manuel. Au lieu de créer un rapport par groupe de destinataires, vous définissez un seul modèle et une règle pour le faire varier.

Vous choisissez un champ Qlik pour le bursting - région, centre de coûts, responsable de compte, client. Mail & Deploy génère un rapport par valeur distincte de ce champ, applique le filtre correspondant à chaque objet du modèle et associe chaque sortie au bon destinataire. Un modèle, un plan d’exécution, quatre cents documents différents.

Les rapports s’exécutent selon une planification - tous les jours, toutes les semaines, le premier jour ouvré du mois, à une heure fixe dans un fuseau horaire défini. Les tâches d’exécution s’exécutent en parallèle, de sorte qu’une distribution volumineuse se termine dans le créneau de livraison prévu plutôt que de s’étaler sur plusieurs heures.

Dans Qlik, un rapport peut également être déclenché depuis le script de rechargement : du code inséré dans le script lance la tâche de rapport lorsque le rechargement atteint ce point.

La distribution s’effectue par e-mail, serveur de fichiers, FTP, Microsoft SharePoint et Teams, OneDrive, Dropbox, AWS S3, Google Drive ou via le Mail & Deploy Hub, où les destinataires récupèrent eux-mêmes les rapports et s’abonnent à ceux qui les intéressent. La liste complète figure dans la présentation de la distribution et des intégrations.

Chaque exécution est journalisée : ce qui a été exécuté, ce qui a été produit, la destination et les échecs. Pour les rapports soumis à des exigences d’audit, ce journal est généralement la raison première pour laquelle la couche de reporting ne repose plus sur un script planifié.