Wie Mail & Deploy mit Power BI arbeitet

Mail & Deploy verbindet sich mit dem semantischen Modell, nicht mit dem Bericht. Die Authentifizierung erfolgt über einen Azure Service Principal - Tenant-ID, Client-ID und Client-Secret. Danach wird ein Katalog ausgewählt, welcher die Kombination aus einem Power BI Arbeitsbereich und einem semantischen Modell darstellt. Von dort wird das Modell direkt abgefragt und die Ergebnisse fließen in die Vorlage.

Daten werden weder kopiert noch dupliziert, und der bestehende Arbeitsbereich sowie das Datenmodell bleiben unverändert. Mehrere Kataloge lassen sich gleichzeitig verbinden. Ein einzelner Bericht kann Daten aus mehreren Katalogen beziehen - einschließlich Qlik® und Datenbankquellen neben Power BI.

Vorlagen werden in den Tools erstellt, die Empfänger bereits nutzen - Excel, Word, PowerPoint, HTML - oder im integrierten Designer. Felder und Kennzahlen werden im Layout platziert: Diagramme, Tabellen, KPIs, einzelne Werte. Das umgebende Dokument bleibt erhalten, einschließlich vorhandener Formeln, Corporate Design und aller von Regulierungsbehörden erwarteten Strukturen.

Eine Excel-Vorlage rechnet nach der Zustellung weiter. Dies markiert den Unterschied zwischen einem Bericht und einem Export: Der Empfänger arbeitet direkt in der Datei weiter, anstatt eine neue zu beginnen.

Dieser Schritt eliminiert den manuellen Aufwand. Anstatt eines Berichts pro Empfängergruppe definieren Sie eine Vorlage und eine Regel für deren Variierung.

Wählen Sie eine Spalte für das Bursting aus – Region, Kostenstelle, Key Account Manager oder Kunde. Mail & Deploy generiert pro eindeutigem Wert dieser Spalte einen Bericht, wendet den passenden Filter auf jedes Element in der Vorlage an und ordnet jede Ausgabe dem richtigen Empfänger zu. Eine Vorlage, ein Ausführungsplan, vierhundert verschiedene Dokumente.

Berichte laufen nach Zeitplan – täglich, wöchentlich, am ersten Werktag des Monats, zu einer festen Zeit in einer festen Zeitzone. Execution Task Instanzen laufen parallel ab, sodass eine große Verteilung innerhalb eines Zeitfensters abgeschlossen wird, anstatt über Stunden hinweg zu tröpfeln.

Die Zustellung erfolgt per E-Mail, Dateiserver, FTP, Microsoft SharePoint und Teams, OneDrive, Dropbox, AWS S3, Google Drive oder den Mail & Deploy Hub. Jede Ausführung wird protokolliert: was gelaufen ist, was erstellt wurde, wohin es gesendet wurde und was fehlgeschlagen ist.